Weiterbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK) - 100% Online Präsenzunterricht

Hier erfährst du, welche Grundlagen du für das erfolgreiche Ablegen deiner IHK-Prüfungen benötigst.

Diese Kriterien orientieren sich an der offiziellen Prüfungsordnung und gewährleisten, dass du optimal auf die Anforderungen der Prüfung vorbereitet bist:

• Abschlussprüfung in einem anerkannten dreijährigen kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf und danach eine mindestens einjährige Berufspraxis oder
• Abschlussprüfung in einem anderen anerkannten Ausbildungsberuf und danach eine mindestens zweijährige Berufspraxis oder
• eine mindestens fünfjährige Berufspraxis.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur eine Industrie- und Handelskammer (IHK) dir eine rechtsverbindliche Zulassung zur Prüfung erteilen kann.

Darüber hinaus erwarten wir von dir gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie das Beherrschen der Grundrechenarten und der Prozentrechnung, um sicherzustellen, dass du allen Anforderungen der Prüfung gerecht wirst.

Detaillierte Informationen zu den technischen Anforderungen für live-online-Veranstaltungen findest du hier.

• Koordinieren von Entscheidungsprozessen: In diesem Handlungsbereich wird deine Fähigkeit geprüft, Entscheidungserfordernisse in betrieblichen Organisationsstrukturen eigenständig zu erkennen, zu bewerten und zu verarbeiten. Du wirst auf die Bewertung von Informationen, die Auswahl geeigneter Techniken zur Optimierung betrieblicher Prozesse, die Durchführung von Projekten und die Anwendung von Zeit- und Selbstmanagementmethoden geprüft.

• Gestalten und Pflegen von Kundenbeziehungen: Hier wird deine Kompetenz in der Gestaltung und Pflege von Kundenbeziehungen bewertet. Dazu gehören das Organisieren kundenorientierter Projekte, die Unterstützung von Zielgruppen- und Marktanalysen, die Planung und Koordination von Werbemitteln und Veranstaltungen sowie die Gestaltung der Kundenkommunikation.

• Führen, Betreuen, Verwalten und Ausbilden: Dieser Bereich konzentriert sich auf deine Fähigkeiten in der Personalwirtschaft, einschließlich Personalplanung, -betreuung und -entwicklung sowie der Ausbildung und Konfliktbewältigung. Du wirst auch auf deine Fähigkeit hin geprüft, effektiv zu verhandeln und Kommunikations- sowie Motivationstechniken anzuwenden.

• Steuern von Geschäftsprozessen: In diesem Bereich wird deine Kompetenz geprüft, Unternehmensziele zu beurteilen und daraus Schlussfolgerungen für die betriebliche Praxis abzuleiten. Dies umfasst das Aufbereiten von Kennzahlen, Koordinieren von Einkaufs- und Beschaffungsaufgaben, Beurteilen von Datenbanksystemen sowie das Wissensmanagement.

Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Im schriftlichen Teil, der an zwei terminen jeweils 300 Minuten dauert, bearbeitest du auf Basis einer betrieblichen Situationsbeschreibung zwei offene Aufgaben, die alle Handlungsbereiche umfassen. Der mündliche Teil umfasst eine zehnminütige Präsentation und ein ca. 40-minütiges Fachgespräch, in denen du deine Fähigkeit zur Problemlösung und angemessenen Kommunikation demonstrieren musst.

Um die Prüfung zu bestehen, musst du in beiden Teilen mindestens 50 Punkte erreichen. Die Noten der schriftlichen und mündlichen Prüfung werden zu einer Gesamtnote zusammengefasst. Solltest du die Prüfung nicht bestehen, hast du die Möglichkeit, sie bis zu zweimal zu wiederholen, wobei bestimmte Leistungen aus vorangegangenen Prüfungen anerkannt werden können.

Die Prüfungstermine für den Fachwirt für Büro- und Projektorganisation sind bundeseinheitlich und weit im Voraus einsehbar.

Als Geprüfter Fachwirt für Büro- und Projektorganisation bist du der Dreh- und Angelpunkt in deinem Unternehmen, wenn es um organisatorische Aufgaben und Projekte geht. Dein Arbeitstag kann sehr abwechslungsreich sein und es kann sein, dass du oft zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen wechselst.

Zu Beginn deines Arbeitstages prüfst du in der Regel deine E-Mails und Prioritäten für den Tag. Es könnten Anfragen von Kollegen oder Vorgesetzten auf deinem Schreibtisch landen, die deine sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie beispielsweise dringende Projektanforderungen oder Organisationsfragen. Deine Hauptaufgabe besteht darin, Büroabläufe und Projekte zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Du könntest dich beispielsweise damit beschäftigen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Projektfortschritte zu überwachen oder Meetings und Veranstaltungen zu organisieren. Zudem können administrative Aufgaben wie die Bearbeitung von Verträgen, die Erstellung von Berichten und Präsentationen oder die Pflege von Datenbanken zu deinen Aufgaben gehören.

Die Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen, Kollegen und externen Partnern gehört ebenfalls zu deinem Alltag. Du stellst sicher, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind und bearbeitest oder delegierst eingehende Anfragen. Außerdem bist du oft dafür verantwortlich, dass gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien eingehalten werden, besonders in Bezug auf Datenschutz und Arbeitsrecht.

Insgesamt erfordert deine Rolle als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Kommunikationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten. Du bist die verlässliche Konstante, die dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft.

Branchen

Fachwirte für Büro- und Projektorganisation sind in nahezu jeder Branche und jedem Sektor gefragt, da ihre Fähigkeiten und Kenntnisse für die reibungslose Abwicklung von Büro- und Projektmanagementaufgaben unerlässlich sind. Einige der Branchen, in denen Fachwirte für Büro- und Projektorganisation typischerweise eingesetzt werden, sind:

• Industrie und Produktion: Sie können in Produktionsunternehmen aller Art eingesetzt werden, wo sie beispielsweise Projekte zur Verbesserung von Fertigungsprozessen leiten oder koordinieren könnten.
• Dienstleistungssektor: Unternehmen aus dem Finanz-, Versicherungs- oder IT-Bereich benötigen Fachwirte für Büro- und Projektorganisation, um ihre internen Prozesse zu steuern und zu optimieren.
• Öffentlicher Dienst: Behörden und öffentliche Einrichtungen profitieren von den Fähigkeiten der Fachwirte für Büro- und Projektorganisation, insbesondere in Bezug auf die Organisation von Abläufen und Projekten.
• Gesundheitswesen: Krankenhäuser, Arztpraxen und Gesundheitszentren benötigen diese Fachwirte, um den reibungslosen Ablauf von Büroarbeiten und spezifischen Projekten zu gewährleisten.
• Bildungssektor: Universitäten und Schulen können Fachwirte für Büro- und Projektorganisation in Verwaltungs- oder Projektrollen einsetzen.
• Non-Profit-Organisationen: Auch gemeinnützige Organisationen, Stiftungen und Vereine können von den organisatorischen und projektbezogenen Fähigkeiten dieser Fachwirte profitieren.

Kurz gesagt, die breite Palette an Kenntnissen und Fähigkeiten, die Fachwirte für Büro- und Projektorganisation mitbringen, ermöglicht es ihnen, in einer Vielzahl von Branchen und Sektoren erfolgreich zu sein.

Arbeitsorte

Als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation bist du typischerweise in Büroumgebungen tätig. Das kann sowohl in kleinen Büros sein, als auch in großen Unternehmensgebäuden oder öffentlichen Einrichtungen. In deinem Arbeitsalltag könnte dein Büro als zentraler Knotenpunkt dienen, von dem aus du Projekte koordinierst und Büroprozesse überwachst.

Da du auch für die Projektorganisation verantwortlich bist, kann es sein, dass du manchmal an den spezifischen Standorten der Projekte tätig bist. Das kann beispielsweise eine Baustelle, ein Produktionsstandort oder ein Eventort sein, je nach Art des Projekts, an dem du arbeitest.

In unserer digitalisierten Welt ist auch das Arbeiten aus dem Homeoffice oder an anderen entfernten Standorten immer üblicher. Durch digitale Kommunikationstools kannst du Teams koordinieren, Projekte leiten und dich mit Kollegen und Kunden austauschen, unabhängig davon, wo sich jeder befindet.

Der Bildungsscheck NRW ist ein spezielles Förderprogramm des Landes Nordrhein-Westfalen, das Einzelpersonen unterstützt, die in berufliche Weiterbildung investieren möchten. Hier findest du die wichtigsten Informationen dazu:

1. Was wird gefördert? Mit dem Bildungsscheck werden u.a. verschiedene berufliche Weiterbildungsmaßnahmen gefördert. Dabei handelt es sich zum Beispiel um:

• Kurse zur Erlangung beruflicher Sachkunde-/Befähigungsnachweise
• Kurse zum Erwerb sozialer und methodischer Kompetenzen im Beruf/im Unternehmen
• Vorbereitungskurse für den Abschluss in einem Fortbildungsberuf

2. Wer kann den Bildungsscheck erhalten?

• Individueller Bildungsscheck: Personen mit Wohnsitz in NRW, insbesondere Beschäftigte und Berufsrückkehrende, die bestimmte Einkommensgrenzen nicht überschreiten. Das zu versteuernde Jahreseinkommen darf maximal 40.000 Euro für Alleinstehende bzw. einzeln veranlagte Ehepartner betragen. Bei gemeinsamer Veranlagung (Eheleute) liegt die Einkommensgrenze bei 80.000 Euro.
• Betrieblicher Bildungsscheck: Der betriebliche Zugang des Bildungsschecks wurde zum 31.12.2023 eingestellt. Ab dem 01.01.2024 werden keine neuen Bildungsschecks mehr an Unternehmen ausgegeben.

3. Wie hoch ist die Förderung? Die Förderung beträgt 50% des förderfähigen Pauschalbetrags der Weiterbildungsmaßnahme, maximal jedoch 500 Euro pro Bildungsscheck.

4. Wie kann man den Bildungsscheck beantragen? Der Bildungsscheck wird in einem persönlichen Beratungsgespräch in autorisierten Beratungsstellen in NRW ausgegeben.

5. Worauf ist zu achten? Wirkönnen den Bildungsscheck ggf. annehmen, wenn:

• der Kurs frühestens am Tag nach der Beratung in der Bildungsberatungsstelle beginnt (Ausstellungsdatum auf dem Bildungsscheck),
• wir als Träger auf dem Bildungsscheck korrekt als möglicher Anbieter vermerk sind,
• das zu buchende Weiterbildungsangebot inhaltlich das auf dem Bildungsscheck aufgeführte Weiterbildungsthema abdeckt,
• die Weiterbildung für die Person erbracht werden soll, die auf dem Bildungsscheck namentlich benannt ist.

6. Kann ich den Bildungsscheck mit anderen Förderungen kombinieren? Nein! Wenn für das zu buchende Weiterbildungsangebot ein Anspruch auf eine andere Förderung aus Bundes- oder sonstigen Landesprogrammen (z.B. Aufstiegs-BAföG) besteht, ist eine Bildungsscheck-Förderung nicht möglich.

Die IHK-Erfolgsstudie Weiterbildung 2023 unterstreicht die Relevanz solcher Fortbildungen: 81% der Befragten berichteten von positiven Auswirkungen ihrer Weiterbildung auf ihre berufliche Laufbahn. Viele erlebten diese positiven Veränderungen in Form von Beförderungen, erweiterten Verantwortungsbereichen und finanziellen Verbesserungen.

Hier sind einige Beispiele für Karriereperspektiven:

• Büro- und Verwaltungsleiter: In dieser Rolle bist du für die reibungslose Abwicklung des Büroalltags und der administrativen Prozesse verantwortlich.
• Projektmanager: Als Projektmanager planst und koordinierst du Projekte von der Konzeption bis zur Fertigstellung und stellst sicher, dass sie im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen werden.
• Team- oder Abteilungsleitung: Mit deinen Führungs- und Managementfähigkeiten kannst du eine Position als Team- oder Abteilungsleiter anstreben.
• Selbständigkeit: Wenn du den unternehmerischen Weg gehen möchtest, kannst du dein eigenes Beratungsunternehmen im Bereich Büro- und Projektmanagement gründen.
• Weitere Qualifikationen: Der Abschluss als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation verschafft dir die Zulassung zu der weiterführenden Qualifikationen Geprüften Betriebswirt IHK.

Insgesamt kann der Abschluss als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation deine Karrierechancen erheblich verbessern und dir helfen, eine leitende Position in deinem gewünschten Arbeitsfeld zu erreichen.

Mit dem Ausbilderschein hast du die Fähigkeit, jungen Menschen in deinem Unternehmen Fachwissen zu vermitteln und sie auf ihrem beruflichen Weg zu begleiten. Dies ist nicht nur eine verantwortungsvolle und erfüllende Aufgabe, sondern kann auch deine Karrierechancen verbessern, da viele Unternehmen qualifizierte Ausbilder suchen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die theoretischen bzw. schriftlichen Prüfungsteile aus der Fachwirt-Prüfung auf die Ausbildereignungsprüfung angerechnet werden können. Dies bedeutet, dass du dich auf die praktischen Aspekte der Ausbildereignungsprüfung konzentrieren kannst, was den Aufwand für die Vorbereitung erheblich reduziert. Hier findest du unser speziell abgestimmtes Angebot zur Ausbildereignung!